Management & Secretarieel Assistent (min 16 u/w)

Solliciteer nu

Management & Secretarieel Assistent (min 16 u/w)

Ondersteun Jeroen & Jeroen en regel en plan voor al je collega's.

Parttime | 16 u/w | Hoofdkantoor Groningen

Rots in de branding.

Als management & secretarieel assistent ben jij verantwoordelijk voor allerlei zaken die geregeld of gepland moeten worden. Je beheert de agenda's van de directie: Jeroen & Jeroen, maar staat ook klaar voor al je 750 andere collega's die intern, maar ook extern regelmatig verzoeken bij jou neerleggen. Jij houdt het overzicht en lost de puzzel op. 

Wat doe je als Management & Secretarieel Assistent?

Jij bent de rots in de branding samen met je mede-collega’s van het Secretariaat. Het is een functie waarbij je samen met je team verantwoordelijkheid draagt voor onder andere de agenda’s van Jeroen en Jeroen, maar ook andere collega’s. Je plant meetings in met partners en andere externen, maar ook interne meetings zoals functioneringsgesprekken met collega’s. Van structurele meetings tot trainingen, waar soms grote groepen collega's bij aansluiten met allen een andere (soms volle) agenda. Regelmatig moet je een flinke puzzel oplossen en zaken omgooien om zo tot de beste planning te komen.

Naast het agendabeheer komen er nog meer taken bij kijken. Je ontvangt de afspraken, verstuurt presentjes als er iemand ziek is of juist net een mijlpaal heeft behaald. Het takenpakket is nooit helemaal afgebakend en omdat we hard groeien komen er af en toe ook nieuwe taken bij! Veel dingen die net tussen wal en schip dreigen te vallen neem jij onder je hoede en zo maak je vele collega's blij.

Naast het operationele karakter van deze rol is er ook ruimte om eigen inbreng te geven in het optimaliseren van team Secretariaat, waar jij onderdeel van uit maakt. Sommige dingen kunnen slimmer ingericht worden of verbetering gebruiken. Ook het protocolleren van taken is hierbij een onderdeel van jouw werk, zodat je collega's en jij voortaan precies weten hoe een taak uitgevoerd moet worden.

Zo kan je dag eruit zien 

Bij binnenkomst word je begroet door je teamleider Karlie. Zij biedt direct aan een kop thee voor je te halen, zodat je dag goed begint. Je start met het bekijken van de mailbox die waar flink wat verzoeken in staan en nog een korte overdracht van Hannah, je directe collega. Zij had een aantal zaken die gemonitord moesten worden en in de mailbox zie je direct al een antwoord op een paar punten hiervan. Als je net aan de slag bent gegaan met de mails met hoge prioriteit loopt Laurens langs vanwege een dubbele boeking in een vergaderruimte. Dit fix je natuurlijk direct nog even en hij loopt blij naar zijn meeting. Je werkt alles bij, plant een aantal trainingen in en dan is het tijd voor een broodje.

Je maakt een ommetje door de Groningse binnenstad samen met een collega uit een ander team waar je vaak mailcontact mee hebt en bij terugkomst zie je dat er een aanvraag voor een tijdschrift voor een zieke collega is binnengekomen. Je trekt je jas weer aan en loopt naar de dichtstbijzijnde boekenwinkel. Bij terugkomst zorg je ervoor dat het pakketje netjes wordt ingepakt en dat deze, inclusief kaart, bij Team Verzenden & Bezorgen terecht komt. Daarna begin je met de voorbereiding van een grote telecombeurs waar Jeroen met Stan en Larissa van Business Development heengaat. Het hotel heb je al geboekt, maar nu maak je per mail nog een paar afspraken met onze internationale partners die ook op de beurs aanwezig zijn. Zo zorg je ervoor dat we straks de primeur hebben met de verkoop van een nieuw toestel. Aan het einde van de dag verschijnt Hidde aan je bureau omdat er eigenlijk met hoge prioriteit nog een paar sollicitatiegesprekken ingepland moeten worden. Ook vraagt hij je naar je plannen voor die vrijdag. Er is dan namelijk een gezellige borrel in de kantine, daar zeg je natuurlijk geen nee tegen!

Wat bieden wij?

Volop doorgroeimogelijkheden

Vanaf dag 1 maak jij het verschil.

Werken in hartje Groningen

Op je fiets naar kantoor.

Vergroot je (super)krachten

Werk met >700 fanatieke collega's.

Unieke werksfeer

Elke week borrels en activiteiten.

Wie ben jij?

  • Je hebt een HBO- of WO-denkniveau en sterke communicatievaardigheden;

  • Je hebt een proactieve houding en durft zelf knopen door te hakken, hoewel je natuurlijk altijd iemand hebt die je begeleidt en waar je vragen aan mag stellen!

  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse & Engelse taal in woord en geschrift en uitstekende communicatieve vaardigheden;

  • Je vrienden zouden je omschrijven als een echte multi-tasker, kei in plannen en organiseren en bovenal iemand met overzicht;

  • Je bent 16 uur in de week beschikbaar. De functie is flexibel qua dagen en uren en het is het mooist als jij dat ook bent! In overleg is veel mogelijk.

Heb je vragen over deze vacature, dan kun je altijd contact opnemen met onze Talent & Recruitment Specialisten. Zij zijn op werkdagen bereikbaar tussen 9:00 en 17:30 op het telefoonnummer 050-2113856. Je kunt ook een mail sturen naar werken@belsimpel.nl.

Wil je weten hoe het sollicitatieproces eruit ziet? Klik dan hier. 

Gomibo Festival 

Ben jij er volgend jaar ook bij?